Common Assessment Framework - CAF -

(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 2.5)

Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem unter dem Motto "Verbesserung der Organisation durch Selbstbewertung", ein an das EFQM-Modell angelehntes Konzept zur Selbstbewertung für die öffentlichen Verwaltungen in Europa als Weg zu umfassendem Qualitätsmanagement und ständiger Verbesserung.

Beschreibung

Wie das EFQM-Modell ist CAF ein TQM-Modell für "umfassendes Qualitätsmanagement":

1. es erfasst die Potenzial- wie die Ergebnisqualität ("Befähiger" und "Ergebnisse"), und zwar entsprechend dem EFQM-Modell durch insgesamt 9 Kategorien, hier "Themenfelder" genannt (siehe die Abbildung),
2. es berücksichtigt alle Interessengruppen, einschließlich gesellschaftlicher Interessen (Umwelt, soziale Interessen),
3. es fördert die ständige Verbesserung
   1. durch eine Punktwertung der Kriterien die zeigt, wie gut die Ziele bisher erreicht worden sind und ob es Fortschritte oder Verschlechterungen gegeben hat,
   2. die Punktwert ermöglicht auch einen Vergleich mit anderen Anwendern und damit Wettbewerb, wenn auch eingeschränkt durch die weniger verläßliche, methodisch nicht abgesicherte Selbstbewertung - es sei denn, die Institution nimmt die neue Möglichkeit der Zertifizierung als "Effective CAF-User" wahr,
4. das Modell ist auf Nachhaltigkeit ausgerichtet. 

(Die Grafik als skalierbare Word-Datei)

Themenfelder und Kriterien des CAF 2006

Bewertungsverfahren

Wiedergegeben sind die Themenfelder und Kriterien in der für die Bewertung formulierten Fassung. Die Bewertung erfolgt anhand von Unterkriterien, genannt Indikatoren. Dabei ist jeweils angegeben, welche Grundlagen für die die Bewertung zu fordern sind (Fakten, Beobachtungen, Belegen usw.), differenziert nach Befähigern und Ergebnissen. Die Bewertung erfolgt auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten, die Abstufungen differenzieren nach dem Ausmaß, zu dem die Indikatoren nachweislich erfüllt bzw. in den PDCA-Zyklus eingebettet sind.

Die zusammenfassende Bewertung geschieht durch Mittelung der Indikatorenpunkte zum Wert der des Kriteriums, der Mittelwert aller Kriterien ergibt den Punktwert des Themenfeldes, der Mittelwert aller Themenfelder wiederum die Gesamtbewertung der Institution bzw. des bewerteten Teiles der Institution.

Überprüfung der Selbstbewertung durch externes Feedback

Die CAF-Expertengruppe der Innovative Public Sector Group (IPSG) hat Ende September 2009 in Oslo beschlossen, CAF durch die Möglichkeit eines externen Feedbacks zu ergänzen und damit eine Überprüfung und Bestätigung der Selbstbewertung zu ermöglichen.

Aufgrund dieser Überprüfung wird das Gütesiegel „Effective CAF-User“ verliehen. Weitere Informationen des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Wien.

CAF ist Teil der Lissabon-Strategie 
(Auszug aus der vom österreichischen Bundeskanzleramt während der Ratspräsidentschaft herausgegebenen Broschüre "CAF wirkt")

Das CAF-Konzept wurde unter der Schirmherrschaft der Generaldirektoren für die öffentliche Verwaltung entwickelt, und zwar in Zusammenarbeit mit der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer, der Europäischen Stiftung für Qualitätsmanagement EFQM und dem Europäischen Institut für Verwaltungsmanagement EIPA, und mit allen Partner (Europäische Kommission und Regierungen der Mitgliedsländer) abgestimmt. Es wurde erstmalig 2001 als "Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem (Common Assessment Framework – CAF)" von den für den öffentlichen Dienst zuständigen Ministern der EU-Mitgliedstaaten beschlossen, um es "der öffentlichen Verwaltung [zu] erlauben, den Prozess der Selbstbeurteilung ohne hohes Risiko oder hohe Kosten zu testen." Einschränkend hieß es damals: "Eine Organisation, die die Prinzipien des Total Quality Management umfassend einsetzen möchte, sollte eher auf eines der weiter entwickelten und detaillierteren Modelle aus anderen Quellen zurückgreifen."[FN1]

Seit der Fassung von 2002/2003[FN2], wird es als eigenständiges Qualitätsmanagementsystem angesehen, das den Einsatz anderer Konzepte ersetzen kann. Verschiedene Verwaltungen verwenden dennoch entweder das klassische Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder das EFQM-Modell (siehe zum Stand der Verwendung von QM-Konzepten im Beitrag zu Qualitätsmanagement) oder nehmen die Bewertung nach CAF zusätzlich vor.

Aktuell (Mai 2007) liegt das Modell in einer überarbeiteten Fassung 2006 vor (siehe Quellen).

Zusatzinformation (eine gute - englische - Zusammenfassung der EIPA) 

Verhältnis zum EFQM-Modell und zu anderen Management-Konzepten
CAF berücksichtigt die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung und soll vergleichsweise schnell und mit geringen Kosten eine Rückmeldung zur Qualität der Verwaltungseinheit ermöglichen und eine schrittweise Verbesserung anstoßen und unterstützen. Es sieht ausschließlich eine Selbstbewertung vor (kein externes Audit), für die neue Fassung 2006 soll aber auch die Überprüfung durch Peer Review eingeführt werden, als "Validierung" bezeichnet (aktuell, November 2007, in der Entwicklung). Damit nähert es sich dem EFQM-Modell weiter an.

Beide Modelle, EFQM und CAF, haben auch differenzierte Vorschläge für ein schrittweises Vorgehen bei der Einführung. Zu Beginn wird die Institution oft nur einen geringen Punktwert erreichen. Sie erhält aber eine Analyse ihrer Situation und kann dann Verbesserungsbereiche identifizieren und auf der Grundlage der Erkenntnisse einen systematischen Verbesserungsprozess beginnen, dessen Ergebnisse durch weitere Selbstbewertungszyklen sichtbar werden.

EFQM und CAF ist gemeinsam, dass sie keine "Management-Konzepte" sind, d. h. keine Vorgaben machen, auf welche Weise und mit welchen Instrumenten die Ergebnisse erreicht werden. Sie sind in dieser Hinsicht offen und können deshalb auch mit anderen Konzepten kombiniert werden, sowohl mit ISO 9000/9001 als auch mit einer Balanced Scorecard, oder integriert werden in Konzepte umweltbewussten Managements wie z. B. EMAS, und sind in gleicher Weise vereinbar mit den Konzepten eines neuen Verwaltungsmanagements (NSM / NPM, WoV). 

Über die Verwendung von CAF in Verwaltungen in der Europäischen Union informiert eine Broschüre des österreichischen Bundeskanzleramtes, vom EIPA im Internet veröffentlicht:

Die Schrift enthält jeweils knappe Darstellungen der CAF-Anwendung, ohne externe Bestätigung der Ergebnisse und Bewertungen und oft nach erstmaliger Anwendung. Empfehlenswert sind insbesondere folgende Teile:

• 26-28 (Studienbeihilfenbehörde, Österreich, sie ist auch nach ISO 9001 zertifiziert und verwendet CAF seit Jahren), 
  
• 44-46 (Kommunale Musik- und Kunstschulen, Norwegen),
  
• 48-49 (Spitalsbezirk Pirkanmaa, Finnland),
  
• 50-52 (Stadt Wien, Österreich),
  
• 104-105 (DLR, Deutschland),
  
• 111-127 (Auswertung der Fallschilderungen)

Ein gut dokumentiertes Einzelbeispiel hat die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) zur Verfügung gestellt: ZfA-Dokumentation der CAF-Einführung. 

Einsatz von CAF in Deutschland
Über die Verwendung von CAF in den EU informiert die Datenbank des Europäischen Institut für Verwaltungsmanagement EIPA, soweit die Anwender ihre Ergebnisse dort eingetragen haben. Für Deutschland sind 38 CAF-Anwender registriert (Stand: 19.02.2006 - die gleiche Anzahl wie im August 2003), die sich jeweils von Assessoren der Hochschule Speyer hatten begleiten lassen.

Fallbeispiele aus Deutschland enthält auch die genannte Broschüre des österreichischen Bundeskanzleramts. Weitere Informationen sind über das CAF-Netzwerk - nach Registrierung - verfügbar.

• CAF-Broschüren, Arbeitsbögen und weitere Materialien
  • Deutsches CAF Zentrum – Netzwerk für Qualitätsmanagement im öffentlichen Sektor,
  • KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, Wien
  • CAF-Broschüre (Darstellung des Konzepts und seiner Verwendung)
  • Selbstbewertung mit CAF – Leitfaden für die Praxis (5 MB)
  • Arbeitsbögen und verschiedene Materialien sind nur für registrierte Mitglieder des CAF-Netzwerks zugänglich, Registrierung ist kostenlos möglich.
  • frühere Materialien über die Website der DHV Speyer,
  • die DHV Speyer hat auch ein Lernprogramm zum CAF im Internet bereitgestellt, das aber seit 2004 nicht mehr gepflegt wird und aktuell aus technischen Gründen nicht mehr verwendbar sein könnte (Testergebnis am 2.11.2007).
  • Erfassung der Ergebnisse
    1. Erfassung der CAF-Bewertung mit Excel: Erfassung von zwei Bewertungsdurchgängen, Ermittlung der Mittelwerte und der Gesamtbewertung sowie Übersicht über die Ergebnisse. Die Tabelle ist die Weiterentwicklung des Bewertungsrasters des KDZ (siehe Nr. 2).
    2. KDZ - Zentrum für Verwaltungsforschung, Wien: Bewertungsraster zum Gemeinsamen Europäischen Qualitätsbewertungssystem als Excel-Datei (Webseite zum Aufruf des Rasters).
    3. EasyCAF: ein Programm zur Erfassung der Bewertung aller Teilnehmenden und Zusammenführung zum Gesamtergebnis, mit Dokumentation der Zwischenergebnisse. Es ist über das Deutsche CAF Zentrum erhältlich. 
• International wird CAF vom Europäischen Institut für Verwaltungsmanagement EIPA betreut, das auch Erfahrungen und "gute Beispiele" dokumentiert und einen europäischen Erfahrungsaustausch organisiert. CAF-Startseite des EIPA.  
• Weitere Stichwörter im Online-Verwaltungslexikon
  Zur Einordnung des CAF siehe folgende Beiträge:
  • Qualitätsmanagement (allgemein und Anwendung in der öffentlichen Verwaltung)
  • TQM (Umfassendes Qualitätsmanagement)
  • das EFQM-Modell als europäische Variante von TQM und Grundlage für die Entwicklung des CAF,
  • EMAS, das europäische Umweltmanagementsystem mit Öko-Audit. 
     

Anmerkungen