Zur Kritik der analytischen Personalbemessung:
Welchen Stellenwert sollte die "analytische Personalbemessung" im modernen Verwaltungsmanagement haben?

(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.12)

Inhalt

Fazit

Relikt bürokratischer Organisationsarbeit?
Vom Ist zum Soll?
Fallzeiten
Fallzahlen
Aktualität
Fazit
Alternativen
In der modernen Verwaltung mit Fach-, Ressourcen- und Organisationsverantwortung vor Ort ist die von zentraler Stelle veranlasste analytische Personalbemessung überflüssig und schädlich.
"Personalbedarf" ist keine objektive, vom Leistungsprogramm, der Qualität der Leistung, von Organisation (Aufbau und Ablauforganisation!), Qualifikation, Personalentwicklung und -führung unabhängige Größe.
Die "analytische Personalbemessung" täuscht eine nicht berechtigte Objektivität und Verlässlichkeit vor. Statt dessen ist Management als umfassende Gestaltungs- und Steuerungsaufgabe gefordert.

"Objektives Instrument" oder Relikt bürokratischer Organisationsarbeit?

Die "analytische Personalbemessung" ist weiterhin ein beliebtes und nachgefragtes Instrument. Sie ermittelt empirisch - und damit relativ aufwändig - Fallzahlen und Fallzeiten und schließt damit auf den genauen Personalbedarf. Sie ist ein klassisch-bürokratisches und zentralistisches Instrument: die zentrale Organisationsstelle hat das methodische Instrumentarium um den Personalbedarf "objektiv" zu ermitteln, die Betroffenen vor Ort sind nicht Akteur, sondern bloßes Objekt der Organisationsgestaltung.

Die in einer modernen Verwaltung

macht dieses Instrument weitestgehend überflüssig, seine Verwendung ist u. U. sogar kontraproduktiv.

 SeitenanfangDie Alternative:

  1. Produktverantwortung vor Ort, Kostentransparenz, Leistungsvergleiche/Benchmarking, regelmäßige Kundenbefragungen als Anstöße für ständige Verbesserungen. Werden Produktkosten über die Zeit verglichen, kann nicht mehr unbemerkt bleiben, wenn die Arbeitsmenge zurückgeht, der Personalbedarf aber nicht angepasst wird. Regelmäßige Zielanpassungen schaffen Anreize für Verbesserungen in allen Zielbereichen, Benchmarking kann weitere Anstöße liefern. Das erreicht mehr und ergibt intelligentere Lösungen als die Arbeit der überlasteten zentralen Organisationsstellen.  
  2. Die Personalbemessung als Dienstleistung in der Verantwortung der Facheinheit vor Ort im Rahmen des Managements von Fachaufgabe und Ressourcen (siehe das Konzept der KGSt für modernes "Organisationsmanagement", 1999).

Vom Ist zum Soll?

Bereits methodisch ist das Verfahren problematisch:

 SeitenanfangFallzeiten:

 SeitenanfangFallzahlen:

Aktualität:

Die erhobenen Daten gelten für den Zeitraum der Erhebung. Eines der wichtigsten Probleme ist aber die Veränderung dieser Daten: sinken Fallzahl oder Fallzeit (z. B. durch optimierte Abläufe, den Einsatz moderner Technik), besteht bei herkömmlicher Struktur kein Zwang zur Anpassung des Personalbedarfs, vielmehr finden die Führungskräfte neue Möglichkeiten, die Kapazität zu nutzen.

Themen
Vom Ist zum Soll?
Fallzeiten
Fallzahlen
Aktualität
Fazit
Alternativen

Benötigt wird also ein Instrument, dass diese Veränderungen anzeigt und zu Prüfungen und Reaktionen zwingt, gleichzeitig aber nicht den Aufwand der analytischen Personalbemessung verursacht.

Fazit:

Die Zweifel an der Ermittlung eines "objektiven" Personalbedarfs gelten erst Recht für alle Nicht-Routineaufgaben, z. B. in Ministerien, bei denen oft nicht einmal das Leistungsprogramm mit seinen Anforderungen eindeutig definiert ist - selbst wenn es das sein sollte, dürften die Erfahrungen mit der Produktivität von Programmieren zumindest für einen wesentlichen Teil der Aufgaben entsprechend anwendbar sein.

Deshalb hat die KGSt - zu Recht - die früheren Arbeiten an Personalbedarfskennzahlen nicht mehr weitergeführt.

In vielen Fällen ist der Personalbedarf auch abhängig von der gewünschten Qualität der Leistung. Das praktizierte Verfahren, hierfür quasi "willkürlich", Zahlen zu bestimmen (z. B. Schüler-Lehrer- oder Betreuungsrelationen), entspricht im Ansatz dem Target Costing. Hier gibt es wohl noch einigen Forschungs- und Entwicklungsbedarf. Seitenanfang

"Personalbedarf" ist keine objektive, vom Leistungsprogramm, der Qualität der Leistung, von Organisation (Aufbau und Ablauforganisation!), Qualifikation, Personalentwicklung und -führung unabhängige Größe.

Bisherige Verfahren liefern eher scheingenaue Ergebnisse und täuschen eine nicht berechtigte Objektivität und Verlässlichkeit vor. Statt dessen ist Management als umfassende Gestaltungs- und Steuerungsaufgabe gefordert.

Themen
Vom Ist zum Soll?
Fallzeiten
Fallzahlen
Aktualität
Fazit
Alternativen

Alternativen:

Produktverantwortung vor Ort, Kostentransparenz, Leistungsvergleiche/Benchmarking, regelmäßige Kundenbefragungen als Anstöße für ständige Verbesserungen. Werden Produktkosten über die Zeit verglichen, kann nicht mehr unbemerkt bleiben, wenn die Arbeitsmenge zurückgeht, der Personalbestand aber nicht angepasst wird. Regelmäßige Zielanpassungen schaffen Anreize für Verbesserungen in allen Zielbereichen, Benchmarking kann weitere Anstöße liefern. Das erreicht mehr und ergibt intelligentere Lösungen als die Arbeit der überlasteten zentralen Organisationsstellen.

Weitere Aspekte

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© Copyright: Prof. Dr. Burkhardt Krems,
Köln, 2010-02-12
http://www.olev.de/p/persbed-kritik.htm