Ergänzende Materialien zu Zielvereinbarungen
(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.02 - Link zum Hauptbeitrag)

Zielvereinbarung sind ein Instrument der Globalsteuerung. Damit soll effizienter - mit weniger Aufwand und gleichzeitig besseren Ergebnissen - gesteuert werden, nicht - wie bisher üblich - durch einzelne Aufträge/Erlasse, detaillierte Regelungen und Vorgaben, was wie gemacht werden soll, die die Akteure vor Ort entmündigen und ihre spezifische Sachkunde und Motivation nicht nutzen. Dieses Instrument soll die Steuerung auf übergeordnete Aspekte (Ergebnisse im Sinne definierten Leistungen oder Wirkungen) orientieren und die Intelligenz und Leistungsbereitschaft der unterstellten Einheiten umfassend nutzbar machen, also auch die Effizienz der Arbeit der nachgeordneten Stellen erhöhen.

Die Vereinbarungen legen fest, welche Ergebnisse innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen, die dafür bereit gestellte Ressourcen als Budget und die Berichtspflichten, die die Erreichung der Ziele überprüfbar machen. Es bleibt dem nachgeordneten Kontraktpartner überlassen, wie er die Ergebnisse erreicht. Die durchgängige Verwendung von Zielvereinbarungen führt zu einem neuen Verhältnis zwischen den Beteiligten, das nicht mehr auf Über- und Unterordnung mit jederzeitigen Eingriffsrechten beruht, und wird als Kontraktmanagement bezeichnet. Es ist wesentliches Element des Neuen Steuerungsmodells. 

• Partner von Zielvereinbarungen - Arten von Zielvereinbarungen
  Zielvereinbarungen werden jeweils zwischen einer vorgesetzten Stelle und den ihr unmittelbar unterstellten Organisationseinheiten oder Stellen abgeschlossen:

  • zwischen Mitarbeitern und dem Vorgesetzten der Basiseinheit, z. B. dem Referatsleiter (Mitarbeiterkontrakt) zwischen dem Leitern einer Organisationseinheit und dem übergeordneten Vorgesetzten (Referatskontrakte: Referatsleiter mit Abteilungsleiter, Abteilungskontrakte: Abteilungsleiter mit Behördenleiter)
• zwischen Behörden und Aufsichtsministerium (Behördenkontrakte, "Hauptkontrakte")
• zwischen Steuerungsgruppe / Behördenleitung und einer Projektgruppe (Projektkontrakt).
  
• Quellen für Zielformulierungen (nicht: für quantitative Festlegungen)
  • Ziele der Verwaltungsmodernisierung
  • Aufgabenbeschreibungen (diese sind oft wenig aussagekräftig)
  • Standard-Ziele des Verwaltungsmanagements (siehe den Beitrag Zielfelder, Ziele, Kennzahlen sowie nachfolgend "Inhalt")
  • Produktsteckbriefe
  • Kennzahlen des Controlling
  • Zielformulierungen anderer Träger von Dienstleistungen (intern/extern)

  Die Ziele sollten konkretisiert und operationalisiert werden.

• Inhalt von Zielvereinbarungen
  Zielvereinbarungen können - je nach den Partnern der Vereinbarung - Aussagen enthalten zu folgenden Zielfeldern ("Dimensionen" usw., siehe den Beitrag Zielfelder, Ziele, Kennzahlen): 
  
  • Auftragserfüllung
    • Wirkungen/Ergebnisse (Outcome, Impact)
    • Menge
    • Qualität
    • Zeit
  • Kundenfreundlichkeit / Servicequalität
  • Finanzen/Kosten (Gesamtkosten = Budget, Stückkosten, Kostendeckungsgrad)
  • Sozialverhalten und Entwicklungsziele (bei Zielvereinbarungen mit dem Mitarbeiter) bzw. Ziele zur Situation der Mitarbeiter (Entwicklung eines Personalentwicklungskonzepts einschließlich wichtiger Festlegungen zum Verfahren, z. B. der Mitarbeiterbeteiligung, Festlegungen zur Personalentwicklung, zur Mitarbeiterzufriedenheit)
• Systemgestaltung, zum Beispiel Optimierung von Prozessen (Verbesserung der Ablauforganisation), Einsatz von Arbeitsmitteln usw. Solche Ziele können im Einzelfall auch Inhalt von Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern sein, sie sind jedoch häufiger Gegenstand von Zielvereinbarungen mit den Leitern von Organisationseinheiten;
• Führungsverhalten von Führungskräften, Einführung von Führungskräfte-Feedback und angestrebte Veränderungen bei der Einschätzung durch die Mitarbeitenden, Gestaltung des Führungssystems
• Teilnahme an Benchmarking oder Qualitätswettbewerben, angestrebte Position im Benchmarking.

Es ist nachdrücklich davor zu warnen, alle genannten Zielkategorien in einer Zielvereinbarung zu berücksichtigen. Das wäre eine perfektionierte Steuerung und damit das Gegenteil dessen, was mit dem Instrument beabsichtigt wird! Empfehlenswert ist vielmehr, sich auf Schwerpunkte zu beschränken, die das Ziel der Globalsteuerung umsetzen.

Zielvereinbarungen müssen ferner Aussagen enthalten über die

• Ressourcen: die zur Erreichung der Ziele zur Verfügung stehen, und
• Berichtswesen: über das Verfahren zur Überprüfung der Zielerreichung und Verfahren bei Abweichungen sowie
• zur Anpassung der Zielvereinbarung bei Bedarf.

• Zur Konkretisierung von Zielen durch Kennzahlen/Indikatoren siehe den Beitrag dazu.

(nach der BMI-Konzeption für die Verwaltungsmodernisierung, präsentiert auf der Behördenleitertagung des Geschäftsbereichs am 4. November 1999, bearbeitet B. Krems, Mai 2000)

• die politischen Ziele verdeutlichen und ihre Umsetzung unterstützen
• Freiraum bei der Realisierung ermöglichen und so zu einer besseren Qualität beitragen
• Effektivität und Effizienz verbessern
• den KVP-Prozess unterstützen

• Leistungserwartungen nach Qualität und Quantität
  • konkret und widerspruchsfrei,
  • messbar
  • ambitioniert aber realisierbar
• die Rahmenbedingungen
• Leistungspotential und Ressourcenbedarf

Zielvereinbarungen

• sind schriftlich fixiert,
• sind keine formellen (rechtlichen) Verträge
• sind gebunden an die übergeordneten Ziele und die Budget-Vorgaben.

• oft nicht verbindlich
• nicht immer messbar
• häufig fehlt eine Verknüpfung von Zielen und Ressourcen
• wichtiger Aktivitäten werden von der Zielvereinbarung nicht berührt
• Zielerreichung kann nicht oder kaum überprüft werden
• das Nichterreichen von Zielen bleibt ohne Konsequenz.

(übernommen von http://redirect.siemens-dialog.de/download/Zielvereinbarungen.pdf am 18.12.2003)

Eckpunkte für betriebliche Regelungen zu Zielvereinbarungen

1. Die zu vereinbarenden Ziele müssen erreichbar und zumutbar sein. Sie müssen von den Beschäftigten beeinflussbar sein und sich aus der Arbeitsaufgabe ergeben. Sie müssen nachvollziehbar und eindeutig beschreibbar sein.  
2. Die Ziele dürfen nicht einseitig vorgegeben, sondern müssen vereinbart werden. Der Betriebsrat hat bei Zielvereinbarungen ein zwingendes, unabdingbares Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Absatz 1 Ziffer 11 BetrVG. Ziele, Zielereichungsgrad und das Verfahren der Bewertung müssen in schriftlicher Form niedergelegt werden.  
3. Im Rahmen der Ausübung dieses Mitbestimmungsrechts kann der Betriebsrat eine Verfahrensregelung vereinbaren, derzufolge Ziele unmittelbar zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten bzw. Beschäftigtengruppen vereinbart werden. Dadurch dürfen die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates nicht eingeschränkt oder aufgehoben werden.  
4. Die getroffenen Zielvereinbarungen haben eine Überprüfungsfrist (z. B. ein Monat). Innerhalb dieser Frist haben die Beschäftigten und der Betriebsrat die Möglichkeit die Zielvereinbarung zu reklamieren. Der Betriebsrat kann getroffene Zielvereinbarungen darüber hinaus jederzeit kontrollieren und in Verbindung mit einer sachlichen Begründung mit einem Veto belegen (z. B. wenn die Rahmenbedingungen für die getroffene Zielvereinbarung sich erheblich verändert haben). Im Reklamationsfall wird die Zielvereinbarung zwischen Geschäftsleitung und Betriebsrat unter Beteiligung der/des Betroffenen verhandelt. Im Streitfall entscheidet die Einigungsstelle.  
5. In einer Betriebsvereinbarung sollte eine Liste der möglichen Zielgrößen festgelegt werden. Unverzichtbar ist es, problematische Bezugsgrößen (z. B. Krankenstand) ausdrücklich auszuschließen. Die Zielvereinbarung kann definierte quantitative und definierte qualitative Aspekte der Leistungserbringung beinhalten. Aus dieser Liste kann im Rahmen einer Einzel-Zielvereinbarung gewählt werden. Die Zielvereinbarung soll möglichst wenig Zielgrößen beinhalten. Vorab ist festzulegen, was Zielerreichung (Soll-Stufe) und was als partielle Zielerreichung gilt. Dies beinhaltet auch die Festlegung sowie die Gewichtung der jeweiligen Merkmale der Bewertung.  
6. Erfolgt die Zielvereinbarung für Gruppen oder Abteilungen, ist die Soll-Personalbesetzung zu vereinbaren.  
7. Zielvereinbarungen sollen sich auch auf Maßnahmen beziehen, die zu ergreifen sind, damit die Ziele erreicht werden können. Hierzu zählen Maßnahmen der Qualifizierung und Maßnahmen zur Gestaltung der Arbeitsplätze und der Arbeitsabläufe. Die Arbeitsbedingungen, unter denen die Soll-Leistung zu erbringen ist, sind in groben Zügen festzuhalten. Dazu gehören aktuelle Aufgabenbeschreibungen und alle wichtigen Rahmenbedingungen.  
8. Soweit durch die Zielvereinbarung die Leistungszulage festgelegt wird, ist vorab die Relation der Bewertungsstufen bzw. -punkte zu den prozentualen Zulagen festzulegen. Eine mittlere Zielerreichung (z. B. Ziele zum Teil erfüllt) sollte den Durchschnitt der Leistungszulage ergeben.  
9. Nach Ablauf eines Jahres wird die Zielerfüllung des vergangenen Jahres (bzw. bei Projektbezug: des Projekts) in einem Gespräch zwischen Vorgesetztem und Beschäftigten ermittelt. Die Beschäftigten können ein Betriebsratsmitglied ihres Vertrauens hinzuziehen. Über die ermittelte Zielerreichung und die Leistungszulage ist ein Protokoll anzufertigen. Strittige Punkte sind darin zu vermerken. Zur Zielerfüllung und zur Festsetzung der Leistungszulage haben Beschäftigte und Betriebsrat ein Reklamationsrecht. In diesem Falle verhandeln Geschäftsleitung und Betriebsrat über den Sachverhalt. Im Streitfall entscheidet die Einigungsstelle.