Personalkosten-Stundensätze (Standardkosten)

(Beitrag im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 2.03)

1 Personalkosten im Überblick

2 Stundensätze für Besoldungsgruppen (Erläuterungen)

2.1 Stundensätze für Entgeltgruppen nach TVöD

2.2 Stundensätze für Besoldungsgruppen

(derzeit nicht verfügbar)

3 Erläuterungen

3.1 Allgemeines

Personalkosten sind Kosten, also Ressourcenverbrauch, durch Bereitstellung oder Einsatz von Personal. Personalkosten sind in der Verwaltung oft der größte Kostenfaktor, die richtige Erfassung ist deshalb für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit oder die Gebührenberechnung von besonderer Bedeutung, ebenso bei den Projektkosten oder der Berechnung von Personalausfall als Teil eines ersatzpflichten Schadens.

Personalkosten entstehen auch bei Einsatz des eigenen Personals, obwohl das nicht "haushaltswirksam" ist (auch "eh-da-Kosten" sind Kosten im Sinne des Wirtschaftlichkeitsgebots).

Zu den Personalkosten rechnen die Zahlungen des Arbeitgebers/des Dienstherrn an die Beschäftigten, die Sozialleistungen, bei Beamten zusätzlich ein Versorgungszuschlag wegen der künftigen Belastungen durch Pensionszahlungen, sowie die Kosten des Arbeitsplatzes. Für eine Vollkostenrechnung sind Zuschläge für Personal- und Sachgemeinkosten zu berücksichtigen. Allerdings ist aus den im Beitrag zu Einzelkosten genannten Gründen zu prüfen, ob es sinnvoll oder notwendig ist, mit Vollkosten zu rechnen (die Beschäftigung einer zusätzlichen Arbeitskraft verändert i. d. R. nicht die Gemeinkosten: sie sind fixe oder richtiger "sprungfixe" Kosten").

Für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Gesetzesfolgenabschätzung usw. sind einheitliche Personalkostensätze durch den BMF für den Bund und in den Ländern durch die Finanzministerien festgelegt, siehe dazu unten.

3.2 Tabelle 1: Schnell und oft ausreichend genau

In vielen Fällen wird die Rechnung mit den nach Laufbahngruppen pauschalierten Einzelkosten (oben Nr. 1) ausreichend genau sein weil es nur darum geht, das Ausmaß der Kosten und Kostenrelationen abschätzen zu können, z. B. die Kosten von Besprechungen, von Dienstreisen bei Wahl unterschiedlicher Verkehrsmittel, von Berichten an übergeordnete Behörden, von Dienstleistungen für andere Stellen im Hause oder für Externe im Rahmen der Amtshilfe, für die Wirtschaftlichkeit von Investitionen zur Einsparung von Personalkosten, wenn bereits mit diesen Pauschalwerten eindeutige Vor- oder Nachteile erkennbar sind. In vielen Fällen wird bisher oft auf eine Kostenschätzung verzichtet, obwohl sie zum Tagesgeschäft gehören sollte. Deshalb ist es wichtig, dafür möglichst einfache, leicht verwendbare Rechenwerte zur Verfügung zu haben, die "ausreichend" genau sind. Für diese Zwecke könnte selbst ein weitere Vergröberung sinnvoll sein: 40 / 45 / 55 / 60.

Die aus den Quellen entwickelten Werte sind Personal-Einzelkosten, also Kosten, die auf jeden Fall anzusetzen sind unabhängig von Zuschlägen für Gemeinkosten (zu dieser Problematik [FN1]). Die Zahl von Arbeitsstunden pro Jahr entspricht den Berechnungen der Quellen, d. h. persönliche Verteilzeiten sind nicht abgezogen.  

3.3 Tabelle 2: Genauer mit höherem Aufwand - aber wirklich richtiger?

Eine größere Genauigkeit ergeben die nach Besoldungsgruppen differenzierten Stundensätze (oben Nr. 2). Ihre Anwendung setzt voraus,

• dass die Arbeit konkret oder typischerweise von Beschäftigten einer bestimmen Besoldungs-/ Entgeltgruppe geleistet wird.
• eine höhere Genauigkeit erforderlich und möglich ist, weil die Rechenergebnisse entsprechend nah bei einander liegen und die Ausgangsdaten entsprechend präzise sind.

Alternativ ist mit örtlich ermittelten Stundensätzen zu rechnen, wenn sie in praktikabler Form verfügbar sind. 

3.4 Versorgungskosten: Versorgungspauschale oder Beiträge zum Versorgungsfond

Versorgungskosten sind Einzelkosten und deshalb in den Beträgen der Tabellen berücksichtigt, allerdings nach dem derzeit überwiegend verwendeten Rechenschema: da keine Beiträge zu einer Versicherung anfallen, durch einen Zuschlag von 30%, entsprechend dem Verfahren des BMF. Ein Zuschlag in dieser Höhe entspricht ungefähr den Kosten der künftigen Versorgung, auf den Zeitwert abgezinst (Berechnung nach dem Verfahren der Kapitalwertmethode).

Diese Berechnung ändert sich, wenn Beiträge zu einem Versorgungsfond gezahlt werden, der die künftigen Versorgungsleistungen vollständig übernimmt, wie inzwischen für den Bund und verschiedene Bundesländer geregelt und von weiteren Ländern geplant. Dann sind die Beiträge in den Versorgungsfond statt des Versorgungszuschlags anzusetzen.

Die Beiträge in den Versorgungsfond liegen aber in der Größenordnung des bisher angesetzten Versorgungszuschlages. Deshalb kann weiterhin mit den Daten der Tabelle gearbeitet werden, weil sie näherungsweise zutreffen. Wie etwa im Rahmen von Schadensersatzansprüchen vorzugehen ist, bei denen die Kosten des Personalausfalls im konkreten Einzelfall ermittelt werden müssen, ist eine gesonderte, rechtliche Frage, die hier nicht behandelt wird.  

Beachte die Auswirkungen auf den (kameralen) Haushalt: Beamte werden "teurer"!
Werden die Kosten der Versorgung durch Einzahlungen in einen Versorgungsfond bereits im aktuellen Haushalt berücksichtigt, werden Beamte haushaltsmäßig "teurer", im Vergleich zu Angestellten entfällt also der bisherige Anreiz für Haushälter, Planstellen statt vergleichbare Angestelltenstellen auszuweisen, weil letztere durch die Sozialversicherungsbeiträge im aktuellen Haushalt höhere Ausgaben erfordern, während die Versorgungslasten der Beamten im aktuellen Haushalt nicht ausgewiesen sondern künftigen Haushalten (und Generationen) aufgebürdet werden.

Das zeigt sich bereits jetzt (Anfang 2007) in der Personalpolitik: es werden in vielen Fällen nur Angestellte neu eingestellt, auch wenn Bewerber mit den Laufbahnvoraussetzungen für Beamte zur Verfügung stehen. Hält die Entwicklung an, wird damit das Beamtenrecht schleichend abgeschafft, soweit es nicht aus besonderen Gründen (Polizei, Justiz) unverzichtbar ist. 

Besonderheit bei Anwärterbezügen:

Erwerben Anwärter Versorgungsansprüche mindestens in Höhe des Eingangsamtes, so ist auch der Versorgungszuschlag danach zu bemessen, also nicht als Zuschlag von 30% zu den Anwärterbezügen, sondern in Höhe von 30% der Bezüge des Eingangsamtes (Einzelheiten siehe die Berechnung der Kosten der AIV-Ausbildung des Bundes).

3.5 Einzel- oder Vollkosten?

Im Zweifel sollte mit Einzelkosten gerechnet werden, d. h. ohne Gemeinkostenzuschlag (aus den in [FN1] genannten Gründen): die Rechnung mit Vollkosten ist an Voraussetzungen geknüpft, die in vielen Fällen nicht vorliegen. 

3.6 Funktion der Tabellen

Die Angaben beruhen auf den Ist-Werten für den Bund (siehe die Quellen), zur leichteren Handhabung gerundet. Sie sollen die Kosten und Kostenrelationen erkennbar machen und damit das Kostenbewusstsein unterstützen. Eine "gerichtsfeste" Berechnung können sie nicht ergeben und eine systematische Erfassung und Verrechnung von Kosten (einschließlich der Kosten pro Leistungseinheit) sollen sie nicht ersetzen. In vielen Fällen ist aber eine überschlägige Kalkulation notwendig, die eine einfache und schnelle Berechnung erfordert, um praktikabel durchgeführt zu werden.

Im übrigen ist auch fraglich, ob die Daten der KLR in jedem Fall eine größere Verlässlichkeit haben, wenn die Erfassung der Arbeitszeit unzuverlässig und die Verwendung von Vollkosten vorgeschrieben ist (siehe dazu [FN1]). Ganz zu schweigen davon, dass die Ist-Daten auch die Höhe von Leistungen aus sozialen Gründen widerspiegeln, die gerade nicht entscheidungsrelevant sein sollten und möglicherweise auch nicht sein dürfen.

Die Zahl von Arbeitsstunden pro Jahr entspricht den Berechnungen der Quellen, d. h. die Personalkosten pro Jahr wurden auf die durchschnittliche Anwesenheitszeit pro Jahr ohne Abzug der persönlichen Verteilzeiten verrechnet.

4. Personalkostensätze / Quellen

Für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Gesetzesfolgenabschätzung und andere Zwecke sind einheitliche Personalkostensätze durch den BMF für den Bund und in den Ländern durch die Finanzministerien festgelegt worden.

Für den Bereich der Kommunen ermittelt die KGSt Standard-Personalkosten unter der Bezeichnung "Kosten eines Arbeitsplatzes", für 2012/2013 veröffentlicht als KGSt-Materialien 1/2012 (kostenpflichtig). Grundlage sind die Ist-Personalkosten der Stadt Köln.

In der KLR werden Personal-Standardkosten als Einzelkosten verwendet, da konkrete Gemeinkostenzuschläge aus den Daten der KLR abgeleitet werden können. Dann sind die Personalkostensätze also nicht anwendbar.

4.1 Bund: Personalkostensätze Beamte, Sachkostenpauschale und Kalkulationszinssätze des BMF

Grundlage sind die Ist-Werte aus der Vergangenheit, mit pauschalen Zuschlägen für Gemeinkosten (38 % bzw. 30 %) und bei Beamten für die künftige Versorgung (Versorgungszuschlag je nach Laufbahngruppe zwischen 27,9 % und 36,9 %).

• Online-Quelle zu den vom BMF bereit gestellten Informationen.
• Personalkostensätze 2014 des BMF im Online-Archiv

Ältere Fassungen:

• Personalkostensätze 2010 des BMF, Stand: 09.05.2011 / Online-Archiv
• Personalkostensätze 2009 des BMF, Stand: 04.06.2010 / Online-Archiv
• Daten früherer Jahre im Online-Archiv: 2006 / 2005 / 2004

4.2 Niedersachsen

• Standardisierten Personalkostensätze für die Durchführung von Gesetzesfolgenabschätzungen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen, 2010 (externer Link)

4.3 Rheinland-Pfalz: Personalkostenverrechnungssätze Beamte, Angestellte und Arbeiter:

• 2010 und 2009: externer Link zur Website des Finanzministeriums / Online-Archiv
• 2006: externer Link zur Website des Finanzministeriums / Online-Archiv

Anmerkungen