1. Definition

Zusammenstellung von sachlich zusammengehörigen Dokumenten, die als Einheit behandelt und zitiert werden, i. d. R. mit dem Aktenzeichen. Ziel ist, alle vorhandenen schriftlichen Informationen in einer Angelegenheit jederzeit verfügbar zu halten. Das dient auch dem Prinzip der Schriftlichkeit (Aktenmäßigkeit), das nicht nur die Existenz, sondern auch die Verfügbarkeit von Dokumenten erfordert. Die Auffindbarkeit der Akten soll durch den Aktenplan gewährleistet werden.

Im Qualitätsmanagement und bei systematisierten Prozessen im Übrigen werden Dokumente darüber hinaus mit geeigneten Meta-Informationen versehen, die z. B. den Status angeben, siehe im Beitrag "Schriftlichkeit".

Die Registraturrichtlinie des Bundes (RegR) definiert: "Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung." Diese Definition ist normativ, der Begriff wird aber auch deskriptiv verwendet: auch wenn die Anforderungen nicht (vollständig) erfüllt sind, spricht man von einer Akte, aber eben einer schlecht geführten.

Aktenzeichen, Aktenführung im Internet-Zeitalter

Aktenzeichen sind in Behörden üblich und in größeren Arbeitseinheiten wohl unvermeidlich, möglich ist aber auch, Akten mit Namen zu versehen und ihre Verwendung damit zu erleichtern.

Im Internet-Zeitalter sollten auch andere, nutzerfreundlichere Formen der Kennzeichnung möglich sein, wenn IT-gestützte Systeme die Auffindbarkeit gewährleisten (entsprechend der Adressierung im Internet mit "symbolischen Adressen", unterstützt durch Computer, die sie in technisch notwendige Zeichenfolgen übersetzen, und Suchmaschinen).

 

Stand der Bearbeitung dieser Seite: 2003-12-29