Zeitanteile, die nicht für den Arbeitsprozess selbst verwendet werden (nicht wertschöpfend sind), aber dennoch als Arbeitszeit gerechnet werden und deshalb bei der Ermittlung des Personalbedarfs, der Kapazität oder des Auslastungsgrades berücksichtigt werden müssen. Sie werden im allgemeinen als Zuschlag zur Grundzeit berechnet.

Es werden zwei Arten von Verteilzeiten unterschieden:

1. sachliche Verteilzeit als Zuschlag für Tätigkeiten, die nicht der Fallzeit einer bestimmten Art von Fällen zugerechnet werden können, z. B. Referatsbesprechungen, allgemeine Information über das Aufgabengebiet, Betreuung von Auszubildenden, usw.;  
2. persönliche Verteilzeit = "persönlich bedingter Arbeitsausfall": Abzüge von der tariflichen / gesetzlichen Anwesenheitszeit durch persönliche Belange, z. B. Frühstückspause, Toilettenbesuche, sonstige persönlich bedingte Arbeitsunterbrechungen.  

Im Unterschied zur gewerblichen Wirtschaft und REFA werden neben Verteilzeiten keine besonderen Erholungszeiten angesetzt, sie sind mit der - im Vergleich zur Wirtschaft relativ hoch angesetzten - persönlichen Verteilzeit berücksichtigt.

Abweichendes gilt für Arbeitsplätze mit besonderen Belastungen, bei denen u. U. besondere Pausenzeiten als Teil der Arbeitszeit akzeptiert oder sogar vorgeschrieben sind, z. B. für Bildschirmarbeitsplätze.

Das Handbuch des BMI für die Personalbedarfsermittlung in der Bundesverwaltung, 2. Aufl., 1997, S. A 14 erläutert den Begriff wie folgt (redaktionell bearbeitet und um Erfahrungswerte ergänzt: B. Krems): 

Alle während der Arbeitszeit (»Jahresarbeitszeit) anfallenden Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung der konkret übertragenen Aufgaben gehören. 

• Sachliche Verteilzeiten sind insbesondere
  • Allgemeine Rüstzeiten (tägliches Einrichten und Aufräumen des Arbeitsplatzes, Material- und Vordruckbeschaffung, Vorbereitung technischer Arbeitsmittel wie Starten des Computers, Datensicherung, Herunterfahren usw.)
  • Besprechungen und Rücksprachen in allgemeinen dienstlichen Angelegenheiten
  • Lesen allgemeiner Dienstvorschriften, Hausmitteilungen, Fachliteratur
  • Teilnahme an Dienst- und Personalversammlungen

Erfahrungswert für die sachliche Verteilzeit: 5%

• Persönliche Verteilzeiten sind insbesondere
  • Besprechungen und Rücksprachen in persönlichen Angelegenheiten (Urlaub, Krankheit, Beihilfe, Personalrat usw.)
  • Persönliche Verrichtungen
  • Erholungs- und Entspannungszeiten
  • Nicht: die Mittagspause, sie ist nicht Teil der Arbeitszeit!

Erfahrungswert für die persönlichen Verteilzeiten: 10%.[FN2]

Pauschale Berücksichtigung von Verteilzeiten

Beide Arten von Verteilzeiten können zu einem einzigen Zuschlagfaktor zusammengefasst werden, der dann bis zu 15% betragen kann. [FN1]

Konkrete Verteilzeiten

Konkrete, für die örtlichen Verhältnisse und die besondere Art der Aufgaben ermittelte Verteilzeiten gehen den pauschalen Zeitansätzen vor. Allerdings ist abzuwägen:

• der Aufwand der Ermittlung (einschließlich der Unsicherheitsfaktoren, s. z. B. den Hawthorne-Effekt)
• die Pauschsätze sind z.T. auch wertend insoweit, als sie bestimmte Pausenzeiten als angemessen akzeptieren, die in der Privatwirtschaft nicht ohne weiteres akzeptiert werden (z. B. die als Arbeitszeit akzeptierte Frühstückspause). Damit kann ein anderes Rechenverfahren die Akzeptanz der Untersuchungsergebnisse gefährden.

Anmerkungen