Fall[FN1]: Wirtschaftlichkeit externer Experten (40 Min.)
(Fallbeispiel im Online-Verwaltungslexikon olev.de, Version 1.21)

Lösungshinweise (teilweise in Stichworten) Zur Aufgabe

Es ist eine systematische Erörterung in klarer Gliederung erforderlich. Das Ergebnis ist weniger wichtig als dass die Gesichtspunkte, die für eine Entscheidung zu prüfen sind, erkannt und vertretbar erörtert werden.

Wirtschaftlichkeit bedeutet das nachhaltig günstigste Nutzen-Kosten-Verhältnis. Es müssen beide Aspekte (Kosten und Nutzen) geprüft werden, und zwar einschließlich längerfristiger Wirkungen (z. B. der Lerneffekt durch den Einsatz eines externen Experten, der Beschäftigte für den künftigen Einsatz als Projektmanager qualifiziert).

Kosten sind zu vergleichen, nicht Ausgaben; maßgebend sind die Gesamtkosten des Projekts bei beiden Alternativen. Elemente dieses Vergleichs:

Zwischenergebnis Kosten: Entscheidend sind Projektlaufzeit und Projekterfolg!

Die Gesamtkosten des Projekts werden nur zum geringeren Teil von der Mehrkosten für einen externen Projektleiter bestimmt. Wesentlich mehr Gewicht hat die Frage, mit welchem zeitlichen Aufwand das Projekt insgesamt betrieben wird.

Benötigt die Projektgruppe unter einem internen Projektleiter mehr Arbeitstage für das Ergebnis als mit dem externen Fachmann, kann der Einsatz des externen Experten sogar Kosten sparen, weil für alle Beteiligte weniger Tage als Kosten anzusetzen sind. Die "Verzögerungskosten" eines Projekts sind im Zweifel gewichtiger als der Tagessatz für einen externen Projektleiter!

Und sollte das Projekt insgesamt scheitern mit der Folge, dass es neu aufgelegt werden muss ("Misserfolgskosten"), sind die Kosten ungleich höher als bei einem erfolgreichen Projekt mit einem "teuren" Projektleiter.

Zu klären wäre deshalb realistisch, wie sich die Laufzeit des Projekts und der Personalbedarf insgesamt bei beiden Alternativen voraussichtlich darstellen würden. Angesichts der vorliegenden Erfahrungen (s. den Beitrag "Projektmanagement" und die dort angegebenen Quellen) hat die Qualität des PM und die Qualifikation der Projektleitung wesentlichen Einfluss auf die genannten Einflussgrößen. Immerhin scheitern selbst in der Privatwirtschaft mehr als die Hälfte der IT-Projekte - deshalb sind auch die Erfolgsaussichten realistisch abzuschätzen!

Nutzenseite:

• Qualität
  • bessere Ergebnisse durch externes Erfahrungswissens möglich,
  • keine Betriebsblindheit, Neutralität (steht außerhalb der internen Konfliktfelder),
  • vor allem aber kann gutes PM das Potenzial der gesamten Projektorganisation aktivieren (es geht also nicht nur um den Fachbeitrag des Projektgruppenleiters!)
  • geringere Qualität durch Fachfremdheit möglich (externer Experte stellt sich nicht auf die besondere Situation in der Behörde ein). Beachte aber, dass die Fachkenntnisse vorrangig durch die PG-Mitglieder einzubringen sind!
• Akzeptanz bei den Mitarbeitern: externer Fachmann wird u. U. eher akzeptiert, wenn erkennbar wird, dass er eine besondere Qualifikation einbringt
• Zeit: Hohe Methoden- und Sozialkompetenz kann die Einhaltung des Zeitziels besser gewährleisten bzw. zu kürzerer Projektlaufzeit führen (Auswirkungen auf die Kosten s. o.)
• Zusatznutzen durch Lernerfahrungen für eigenes Personal in Sachen Projektmanagement, ggf. weitere Aspekte denkbar, z. B. Aufbau von Sachkunde beim Beratungsunternehmen für künftige Unterstützung der Behörde, u. U. aber auch die Gefahr der Abhängigkeit vom Unternehmen, usw.
• Fehlende interne Kapazität: Wenn die geeignete Person intern nur schwer ersetzbar wäre, ist die vorübergehende Ergänzung der Personalkapazität auch wegen dieser Auswirkungen außerhalb des Projektes u. U. sinnvoll. Beachte: der Personalbedarf ist üblicherweise auf das berechenbare Normalgeschäft berechnet, so dass Zusatzaufgaben nicht abgedeckt sind / sein können: sonst wäre die Personalbemessung fehlerhaft!

Konsequenz: Einsatz lohnt sich vor allem, wenn besondere, intern nicht verfügbare Qualifikation erforderlich ist und wenn Experte sich in der öffentlichen Verwaltung, ggf. auch noch in dem Verwaltungsbereich des Einsatzes, auskennt. (Anm.: In der Praxis können bestimmte Bedingungen vorliegen, die die Wahlmöglichkeiten ausschließen: gibt es keine Mitarbeitenden mit Kenntnissen in Projektmanagement ist es kaum möglich, sie mal eben schnell dafür auszubilden – dann kommt nur ein Externer in Betracht. Gleiches gilt, wenn mögliche interne Experten nicht verfügbar sind, d. h. die Personalkapazität knapp ist).

Vorschlag:
Es sollten weitere Informationen eingeholt werden, weil der Einsatz eines externen Projektleiters

• trotz des wesentlich höheren Tagessatzes für die Projektleitung die Gesamtkosten des Projekts verringern könnte,
• ein erfahrener Projektleiter besser den Erfolg des Projekts überhaupt
• und die Einhaltung des Zeitziels gewährleisten kann,
• die Qualität des Projektergebnisses besser sein kann, wenn der Externe durch effizienteres Projektmanagement und bessere Moderation der Arbeit (Sozialkompetenz) das Potenzial der Sachkunde in der Behörde besser nutzen kann,
• das Projektergebnis eine höhere Akzeptanz und damit bessere Umsetzungschancen haben könnte;
  
• der Einsatz also die wirtschaftlichere Alternative sein kann, weil evtl. Mehrkosten pro Einsatztag des Projektleiters durch kürzere Projektlaufzeit und/oder höhere Qualität der Projektergebnisse mehr als ausgeglichen werden[5].

Bewertung als Leistungsnachweis:

Dabei ist eine vollständige Bearbeitung entsprechend diesem Lösungshinweis nicht gefordert, weil sie wesentlich mehr Zeit benötigen würde.

Literaturhinweis:
Generell zur - oft undifferenziert diskutierten - Problematik des Einsatzes externer Experten siehe Martin Brüggemeier: Externe Beratung im Modernisierungsprozess. In: Verwaltung und Management 2005, S. 86 - 92. Der Beitrag referiert u. a. die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung.

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Anmerkungen