Online-Verwaltungslexikon
Fachaufgaben Online-Verwaltungslexikon - zurück
die Aufgaben mit Außenwirkung, auch "unmittelbare Aufgaben" genannt, die aus der Zweckbestimmung der Institution, ihrem Auftrag folgen, im Gegensatz zu den Querschnittsaufgaben.

Fachaufsicht siehe Aufsicht, Aufsichtsarten

Fachvorgesetzte/r
"Vorgesetzte/r" (= "Führungskraft"), dessen/deren Weisungs- und/oder Entscheidungsbefugnis anderen Beschäftigten gegenüber auf die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgaben beschränkt ist und keine Befugnis zu personalrechtlichen Entscheidungen umfasst, die dem/der Dienstvorgesetzten vorbehalten ist. Das Bundesbeamtengesetz definiert diese Funktion in § 3 Abs. 3 wie folgt: "Vorgesetzte oder Vorgesetzter ist, wer dienstliche Anordnungen erteilen darf." Deshalb sind Entscheidungen des/der Fachvorgesetzten i. d. R. gerichtlich nicht überprüfbar, weil sie nicht eigene Rechte des/der Beschäftigten betreffen, sondern nur das Tätigwerden als "Amtswalter" in Wahrnehmung der Angelegenheiten seines Dienstherrn/Arbeitsgebers.

Es ist zu beachten, dass es "Spezialvorgesetzte" und damit auch mehrere "Fachvorgesetzte" geben kann, die jeweils für unterschiedliche fachliche Aspekte zuständig sind, z. B. durch die Funktionen der Querschnittseinheiten, spezielle Beauftragte oder im Funktionsmeistersystem. Kennzeichen für die Befugnis von Spezialvorgesetzten: die Missachtung entsprechender "Bitten", Aufforderungen usw. kann dienstrechtliche Konsequenzen haben - die dann allerdings vom Dienstvorgesetzten veranlasst werden müssten. Davon zu unterscheiden ist die Inanspruchnahme interner Dienstleistungen (z. B. der Bibliothek): hier gibt es i. d. R. eigenständige Reaktionsmöglichkeiten (z. B. Ausschluss von der Bibliotheksbenutzung, wenn Bücher nicht zurückgegeben werden), so dass der Rückgriff auf die formellen Weisungs- und Sanktionsmöglichkeiten nicht erforderlich ist.

Facility Management
Management von Liegenschaften, das sich von bisheriger Liegenschaftsverwaltung durch Einsatz teils spezialisierter betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente unterscheidet. In der öffentlichen Verwaltung bedeutet der Übergang zu F. M. oft auch, dass für die Nutzung von Liegenschaften nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch kalkulatorische Kosten (Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen (alternativ: kalkulatorische Miete), Wagniskosten) in Rechnung gestellt und damit haushaltswirksam und steuerungsrelevant auch bei Kameralistik werden, die bisher unberücksichtigt geblieben sind (sprich: die Nutzung von Liegenschaften war bisher zu billig, es fehlten Anreize zur wirtschaftlichen Verwendung, einschließlich der Anreize zur Erzielung von Einnahmen für Liegenschaften oder der Teile, die nicht für Verwaltungszwecke benötigt werden).

Die Systematisierung erfolgt in der öffentlichen Verwaltung zum Teil durch Übertragung aller Liegenschaften auf eine einzige Einrichtung, die den Behörden dann die Nutzungsrechte entgeltlich bzw. gegen interne Verrechnung der Kosten überträgt. Neben der Professionalisierung des F. M. wird damit erreicht, dass die tatsächlichen Kosten (= Ressourcenverbrauch) erkennbar und von den Behörden bei ihren Entscheidungen berücksichtigt werden, wie es das Wirtschaftlichkeitsgebot verlangt.

falsifizieren, Falsifizierung
Widerlegen, insbesondere durch Überprüfung in der Realität (ein wichtiges Mittel des Erkenntnisgewinns). empirisch, Wissenschaft

Online-Verwaltungslexikon olev.de
©  B. Krems 2017-01-03

Federführung
Hauptverantwortung für einen Vorgang (ein Vorhaben), an dem andere Stellen (Organisationseinheiten, Ressorts) zu beteiligen sind, und in der Regel derjenige, der dieses Vorhaben auch aus eigenem Interesse betreibt. Geregelt für den Bund in § 15 GGO (intern) bzw. § 19 (im Verhältnis der Ressorts). Mitzeichnung, Zeichnung

Feedback »Rückmeldung, Rückkoppelung

Fehler
"Nichterfüllung einer Anforderung" (ISO 9000:2005 Nr. 3.1.2, Nichtkonformität), also eine Abweichung von einer Vorgabe, unabhängig davon, ob diese Abweichung Folgen hat (unterscheide Fehler und Fehlerfolgen: Mangel, Schaden). Für die Charakterisierung als Fehler kommt es auf "Verantwortung" oder gar "Verschulden" nicht an, das ist eine grundlegende Einsicht im Qualitätsmanagement (zur Differenzierung siehe unten).

Fehler sind auch als Lernimpulse zu interpretieren, auf die mit der Suche nach Beseitigung der Fehlerursache und der Möglichkeit der Fehlerentstehung reagiert werden sollte, siehe 10er-Regel der Fehlerkosten, FMEA. Fehler gehören untrennbar zum Lernprozess, er muss die Möglichkeit des Ausprobierens und damit auch des Fehlermachens umfassen. In dynamischen Organisationen gilt Entsprechendes: Kreativität kann sich nur in einem Klima entfalten, in dem nicht Fehlervermeidung oberste Priorität hat, sondern Fehler als unvermeidliche Folge von Kreativität akzeptiert werden. (siehe aber die Einschränkung)

Beachte den Unterschied zu den Fehlerfolgen "Mangel" und Schaden:

Fehlerarten
Dabei ist allerdings nach Arten von Fehlern zu differenzieren: vorsätzliche Schädigung anderer ist dabei nicht zwangsläufig gemeint. Im Rahmen der normalen Leistungserstellung geht es vorrangig um Fehler, die unbeabsichtigt enstehen. Im Rahmen von Management/Controlling kann es allerdings sinnvoll oder notwendig sein, zwischen derartigen Fehlern und solchen, die auch auf absichtliches Fehlverhalten zurückgehen, zu unterscheiden, oder andere Arten der Klassifikation zu verwenden, z. B. Fehler, die durch fehlerhafte Prozesse verursacht worden, zu unterscheiden.

So kann es auch sinnvoll sein, Fehlerquoten als Soll-Größen zu definieren, wie es der Europäische Rechnungshof tut: er hält eine Fehlerquote von mehr als 2% für problematisch, siehe z. B. den Bericht 2015, und dabei Fehlerquoten je nach Fehlerart zu differenzieren.

Fehler und Fehlerfolgen können mit einer Portfolioanalyse klassifiziert werden nach Häufigkeit / Wahrscheinlichkeit einerseits, Bedeutung der Fehlerfolgen, andererseits, um festzulegen, wie auf Fehler reagiert bzw. wie der Gefahr von Fehlern begegnet werden soll.

Fehlerkosten
Kosten, die durch Fehler verursacht werden und dazu führen, dass das Produkt / die Leistung nicht oder nur unter Inkaufnahme von Mehrkosten oder Mindererlös verwendungsfähig ist. Sie umfassen insbesondere Kosten für

Im Rahmen von Qualitätsmanagement werden sie zu den qualitätsbezogenen Kosten gerechnet (andere qualitätsbezogene Kosten entstehen durch Maßnahmen zur Gewährleistung von Qualität, z. B. durch Kontrolle).

Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA)
(engl. Failure Mode and Effect Analysis) Technik im Qualitätsmanagement, mit der für Prozesse oder Systeme potenzielle Fehler, deren mögliche Folgen und Ursachen ermittelt sowie die Wahrscheinlichkeit des Auftretens abgeschätzt wird. Damit wird die systematische Fehlervermeidung unter Berücksichtigung der Prioritäten unterstützt. 10er-Regel der Fehlerkosten.

Fehlertoleranz
Eigenschaft von Geräten, Systemen oder Prozessen, das vom Nutzer beabsichtigte Ergebnis trotz erkennbar fehlerhafter Eingabe oder Bedienung zu liefern, wobei der Nutzer keinen oder nur einen minimalen Korrekturaufwand hat (in Anlehnung DIN EN ISO 9241-10, Abschnitt 3.6).

Finanzierung
betriebliche Grundfunktion, Beschaffung und Verwaltung ("Bewirtschaftung") der betriebsnotwendigen Geldmittel (soweit nicht übertragen, im Rahmen dezentraler Haushaltswirtschaft bzw. umfassender bei Übertragung der Ressourcenverantwortung auf die Facheinheiten im Rahmen des Neuen Steuerungsmodells). Aufgabe ist die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit.

Fixkosten (sprungfixe Kosten)
das Gegenteil von "variablen Kosten": nicht von der Nutzung für den Konsum oder die Leistungserstellung abhängige Kosten, die also auf jeden Fall entstehen, unabhängig davon, ob ein Gut tatsächlich genutzt wird und damit einen Beitrag zur Leistungserstellung oder zur Bedürfnisbefriedigung leistet: das Auto in der Garage, das Haus, auch wenn es nicht bewohnt wird, ein eingerichteter Betrieb mit Anlagen und den Beschäftigten, usw.

In diesem Sinne auch Kosten der Leistungsbereitschaft, beschäftigungsunabhängige Kosten: Personalkosten für fest angestelltes und nicht nach Leistung bezahltes Personal, Abschreibungen und andere kalkulatorische Kosten, i. d. R. die Gemeinkosten. Gegensatz: variable Kosten. "Die fixen Kosten entstehen nicht durch die Produktion, sondern sind das Resultat vorangegangener Entscheidungen zum Aufbau eines bestimmten Produktionspotentials" (W. Fischer 2002, 81).

Von "sprungfixen Kosten" spricht man, wenn die Kosten konstant bleiben im Rahmen einer bestimmten Leistungsmenge, die der Kapazität des vorhandenen Personals, einer Maschine, eines Prozesses entspricht, die Kapazität aber blockweise erweitert werden kann, also nicht kontinuierlich entsprechend der zunehmenden Leistungsmenge, sondern "sprungweise", z. B. durch Einstellung eines weiteren Beschäftigten, Kauf einer weiteren Maschine, usw. Damit verändern sich die fixen Kosten sprungweise in Abhängigkeit von der Beschäftigung/der Leistungsmenge.

Die Gesamtkosten setzen sich in der Regeln zusammen aus fixen und variablen Kosten und sind deshalb abhängig von der Leistungsmenge / Beschäftigung / Auslastung oder z. B. der Zahl gefahrener Kilometer eines Fahrzeugs, grafisch darzustellen als Kostenfunktion (-skurve), siehe den Überblick bei Wikipedia.

FLAG = "Führen mit Leistungsauftrag und Globalbudget": Zentrales Element der Schweizer Variante des New Public Management auf Bundesebene. In Deutschland wird ein entsprechendes Instrument im Verkehrsbereich unter dem Namen "Leistungs- und Finanzierungsvereinbarung (LuFV)" verwendet, ohne in ein Gesamtkonzept einer modernen Steuerung eingebunden zu sein wie in der Schweiz. Mehr ...

Flexibilität
Anpassungsfähigkeit, insbesondere an wechselnde Aufgaben oder Bedingungen der Aufgabenerfüllung. Es besteht ein Spannungsverhältnis zu Stabilität, ebenfalls einem wichtigen Systemziel bzw. einer Systemeigenschaft.

Online-Verwaltungslexikon olev.de
©  B. Krems 2017-01-03

Flussdiagramm
Technik zur Darstellung des logischen Ablaufs, verwendet im wesentlichen Symbole für Anfang und Ende, Operation, Verzweigung und Flusslinie. Verfeinert als Grafische Beschreibung. Für die Darstellung von Prozessen differenzierter die BPMN, die sich zum Standard entwickelt. Siehe auch Darstellungstechniken.

Formalisierung
Merkmal der Organisation, das Art und Ausmaß schriftlicher Festlegungen misst. Gegensatz: informelle Organisation.

Formalziel(e)
ökonomische(s) Ziel(e) eines Betriebes/einer öffentlichen Einrichtung im Gegensatz zum Sachziel, insbesondere die betrieblichen Erfolgsziele (Gewinn, Umsatz, Rendite) sowie die überlebenswichtigen Finanzziele der Liquidität und Sicherheit vor Überschuldung. Für die öffentliche Verwaltung können dazu (Kosten-)Wirtschaftlichkeit, Kostendeckung/Deckungsbeitrag, Zahlungsfähigkeit, Kapitalerhaltung, Vermögenserhaltung gerechnet werden.

Üblicherweise wird gesagt, dass in privaten Unternehmungen das Formalziel dominiert, in der öffentlichen Verwaltung das Sachziel ... Mehr ...

Fortbildung »Personalmanagement-Begriffe

Fremdbedarf
Bedarf für Außenstehende, nicht für das System / den Betrieb selbst bzw. Mitglieder des Betriebs. Die Frage, ob die wirtschaftliche Betätigung für die Deckung des Eigen- oder des Fremdbedarf erfolgt, beantwortet sich also nach dem Systembezug.

Fremdkontrolle
Überprüfung von Leistung, Ergebnis oder Verhalten durch einen Dritten, im Gegensatz zur Selbstkontrolle. Fremdkontrolle ist ein typisches Element herkömmlicher Organisation, insbesondere bei hochgradiger Arbeitsteilung. Zu modernem Management gehört vermehrte Selbst- statt Fremdkontrolle, ggf. auch durch die teilautonome Gruppe in der Fertigung. Ergänzung ggf. durch Controlling bzw. Audit.

Online-Verwaltungslexikon olev.de
©  B. Krems 2017-01-03
front office  »back_office

Führung
als beschreibender Begriff: 1. Die mit der Aufgabe der Führung betraute(n) Instanz(en). 2. Die Tätigkeit der Steuerung des Arbeitsvollzuges von unterstellten Mitgliedern der Organisation. 3. Die Steuerung (als Ergebnis von 2); z. T. synonym mit "Management" verwendet; als normativer Begriff: Führungsaufgabe. Führung hat Verantwortung nicht nur für eigene Entscheidungen, sondern auch Führungsverantwortung für das Verhalten der Personen, denen gegenüber Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse bestehen.

Führung ist eine für den Erfolg der Organisation ebenso wie für Änderungsprozesse (Change Management) zentral wichtige Aufgabe, die sich nicht abschließend beschreiben lässt und für die es keine sicheren "Rezepte" geben kann. Siehe zu dieser Problematik z. B. die Zusammenstellung der Führungsdilemmata von Neuberger. Mehr siehe im Beitrag Personalmanagement.

Führungsaufgabe
Die umfassende Aufgabe, den unterstellten Bereich in seinen Elementen, seiner Struktur und seiner Funktion sowie seinen Beziehungen zur Systemumwelt so zu beeinflussen, dass die Organisationsziele bestmöglich erreicht werden bzw. den unterstellten Bereich mit der gleichen Zielsetzung zu repräsentieren. Die Führungsaufgabe ist also Managementaufgabe. Die mit einer solchen Aufgabe betraute Person ist Instanz - Inhaber/in einer Stelle mit Weisungsbefugnis, Vorgesetzte/r, wobei aber das Ausmaß der übertragenen Führungsaufgaben, Kompetenzen und Verantwortung unterschiedlich ausgestaltet ist, insbesondere was die Befugnis zu personellen und organisatorischen Entscheidungen angeht, und das Ausmaß, in dem die Führungsaufgabe strategisches oder (evtl. nur) operatives Management umfasst.

Führungsentscheidungen
Entscheidungen in Wahrnehmung der »Führungsaufgabe, d. h. mit Bezug auf die Gruppe der unterstellten Mitarbeiter oder auf die Person eines Mitarbeiters oder übergeordnete Fragen wie Planung, Organisation, im Unterschied zu Sachentscheidungen, also Entscheidungen, die sich auf die übertragene Sachaufgabe beschränken, z. B. über den Antrag eines Bürgers.

Führungskraft
Person mit Führungsaufgaben, gleich welche dienstrechtliche/personalrechtliche Stellung sie im übrigen hat (z. B. können auch Beschäftigte unteren Vergütungsgruppen Führungsaufgaben haben, z. B. als Leiter/Leiterin von Servicekräften, auf Baustellen der "Polier", usw.). Sie ist damit Vorgesetzte/r.

Führungskräfte-Feedback = Vorgesetzten-Feedback
Befragung der Mitarbeitenden, wie sie das Verhalten der Führungskraft sehen und bewerten und bewerten, als wichtige Rückmeldung und Anlass zur Kommunikation zwischen den Beteiligten. Wichtiges Element von Führungs- und Personalentwicklungskonzepten und z. B. vom Land Berlin gesetzlich vorgeschrieben (»VGG). Mehr ...

Führungsstil
die generelle Orientierung bzw. Art und Weise des Führungsverhaltens, beschrieben insbesondere nach dem Ausmaß, in dem die Mitarbeiter an Führungsentscheidungen beteiligt werden (direktiver, kooperativer, demokratischer F.) oder dem Ausmaß der Orientierung des Führungsverhaltens an den Aufgaben (Sachorientierung) oder an den Belangen der unterstellten Mitarbeiter (Personorientierung).

Online-Verwaltungslexikon olev.de
©  B. Krems 2017-01-03

Funktion
1. einer Person: Aufgabe, Amt, Zweck, Stellung, die jemand in einem größeren Ganzen hat, auch: die Leistung, die eine Person, eine Rolle, eine Aktivität für andere hat, oder auch der mit der Rolle oder der Tätigkeit, verfolgte Zweck, u. U. unausgesprochen. 2. Funktion einer Regelung, eines Instruments usw.: die Aufgabe, der Zweck, die Stellung, die sie / es in einem größeren Ganzen hat, die Leistung, die sie / es erfüllen soll. 3. Systemtheoretisch: Aufgabe oder Leistung, die ein System für seine Umwelt zu erfüllen hat.

"Funktion" ist hier normativ definiert (als Soll, Funktion als Aufgabe und Verpflichtung), wird aber entsprechend auch deskriptiv verwendet (Ist: die tatsächliche Funktion, Leistung usw.). Begrifflich ist zwischen Soll- und Ist-Funktion zu unterscheiden!

Funktion, betriebliche (auch "Grundfunktion", "Hauptfunktion")
typische Aufgabenstellung im Betrieb: Beschaffung, Produktion, Absatz, Finanzierung. Bei Dienstleistungen fallen Produktion und Absatz oft zusammen. Die Funktionen sind organisatorisch getrennt, d. h. unterschiedlichen Bereichen zugewiesen. Ist ein Betrieb / eine Verwaltung nach den Funktionen gegliedert, spricht man von funktionaler Organisation. Sie hat den Charakter einer Verrichtungsspezialisierung und wird deshalb im Interesse der Produktverantwortlichkeit u. U. aufgegeben zu Gunsten einer Spartenorganisation.

Funktionalreform
Veränderung der Zuständigkeiten zwischen den Verwaltungsebenen in den Bundesländern, insbesondere Stärkung der unteren Verwaltungsebenen und der Kommunen (Städte und Gemeinden) durch Übertragung zusätzlicher Aufgaben und Befugnisse. Die Funktionalreform wird als zwangsläufige Folge einer Gebietsreform (Bildung größerer Verwaltungseinheiten und Kommunen) angesehen, aber auch als Daueraufgabe einer Überprüfung, ob Zuständigkeiten auf niedrigere Verwaltungsebenen übertragen, ortsnah zusammengefasst und wahrgenommen werden können. Dies entspricht auch den Konzepten des aktivierenden Staates und des Neuen Steuerungsmodells. Im Rahmen modernen Managements können heute auch andere Instrumente in Betracht kommen, z. B. die Aufgabenübertragung im Rahmen von Ziel- oder Leistungsvereinbarungen oder definierter Prozesse und Prozessketten im Rahmen von Qualitätsmanagement und einer virtuellen Verwaltung.

funktionale Organisation
Gliederung der Institution nach den betrieblichen (Grund-) Funktionen Beschaffung, Produktion, Absatz, Finanzierung, im Gegensatz zur Gliederung nach Produktarten (divisionale oder Spartenorganisation)

Funktionsmeister (-system)
Form der Mehrlinienorganisation mit Mehrfachunterstellung der Ausführungskräfte unter acht Funktionsmeister nach F. Taylor. Mehr ...

Online-Verwaltungslexikon -  ©  B. Krems - 1999-2016Online-Verwaltungslexikon - weiter

ganzheitlicher Ansatz (für Veränderungen und Modernisierungsprojekte)
aus den Erfahrungen abgeleiteter Ansatz, der die Voraussetzungen erfolgreicher Veränderungen betont und in fünf Merkmalen formuliert. Ganzheitliches oder Systemdenken wird im Zusammenhang mit der Modernisierung häufig gefordert, wobei nicht immer klar wird, wie die damit verbundene höhere Komplexität bewältigt werden soll. Mehr ...

Gebietskörperschaft
eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, deren Mitglieder die Bewohner eines bestimmten Gebietes sind und der die "Gebietshoheit" dafür eingeräumt ist, also die grundsätzliche Befugnis, für dieses Gebiet verbindliche Regelungen und Entscheidungen zu treffen. Typische Gebietskörperschaften sind die Gemeinden, Kreise (Landkreise), (Bundes-) Länder, der Bund als übergeordnete Gebietskörperschaft. Keine Gebietskörperschaften sind die Regierungsbezirke: sie sind nicht mitgliedschaftlich verfasst (ihre Organe beruhen nicht auf der Wahl durch die Bürgerinnen und Bürger des Regierungsbezirks, sie handeln vielmehr als Behörde des Landes mit regionaler Zuständigkeit).

Aufgrund dieses gestuften Aufbaus gibt es keine umfassende Gebietshoheit, sie ist durch die Zuständigkeit(en) der Gebietskörperschaft(en) der anderen Ebenen begrenzt. Den Gebietskörperschaften entsprechen Regierungs- und Verwaltungsebenen.

Nach der zwischenzeitlichen Entwicklung hat auch die Europäische Union die meisten Merkmale einer Gebietskörperschaft, wenn sie auch nicht über eigene Exekutivorgane verfügt, mit der Entscheidungen durchgesetzt werden können.

Gegenstromverfahren
Vorgehensweise bei der Planung, der Entwicklung von Konzeptionen wie einem Leitbild, von Zielen/Zielvereinbarungen usw., das top down und bottom up kombiniert, Vorschläge kommen also sowohl vom Management wie von der Basis und werden dann in einem mehrphasigen, sich wiederholenden ("iterativen") Diskussionsprozess zusammengeführt.

Online-Verwaltungslexikon olev.de
©  B. Krems 2017-01-03